RYE – Protocolos Clubes Coordinadores Consejeros

INTRODUCCIÓN:

Los clubes rotarios son uno de los principales apoyos con que cuenta el programa de intercambio de jóvenes.- El proceso de enviar a un joven al extranjero como estudiante de intercambio comienza mucho antes de su partida y se prolonga más allá de su regreso. Los rotarios encargados del envío de estudiantes al extranjero promueven el programa para captar estudiantes en perspectiva, seleccionan candidatos cualificados, imparten orientación a los estudiantes y sus padres, mantienen correspondencia con los estudiantes durante el intercambio y ayudan a éstos y sus familias durante el proceso.-

Por otro lado se reciben jóvenes extranjeros que demandan una preocupación especial. Los clubes rotarios al patrocinar la postulación de un joven de su comunidad se hacen responsables solidarios, junto a la familia anfitriona, y en algunos casos directamente, de ciertos aspectos de mantención y cuidado de éstos.

Este documento tiene por finalidad establecer claramente el rol de cada uno de los participantes para el éxito del Programa.-

COMPROMISOS DE LOS CLUBES ROTARIOS PATROCINADORES O ANFITRIONES:

1. Los Clubes Rotarios participantes en el Programa de Intercambio de Jóvenes (RYE) de Rotary International o aquellos clubes que deseen participar en éste, deben asumir diversos compromisos y responsabilidades reglamentarias básicas que el RYE establece en su normativa a nivel mundial, tendientes a velar por la seguridad y bienestar de los estudiantes y que están consignados en el convenio de acreditación que cada club firma para poder participar. Dentro de otros, se enumeran los siguientes compromisos.-:

2. Cada Club interesado en patrocinar la postulación de estudiantes al Programa de Intercambio debe estar acreditado y de no estarlo, podrá acreditarse solicitando y firmando el convenio de acreditación existente a nivel distrital para este efecto y que debe rubricar el presidente y secretario del Club.-

3. El Club Rotario debe designar un coordinador del Programa (Yeo) en el club, para relacionarse y coordinar las acciones con el directorio Distrital del RYE (para detalles ver punto 3). El coordinador designado debe firmar una declaración jurada de voluntariado para validar su participación en el cargo (solicitar formulario a través de mail al Secretario del RYE).

4. El club Rotario, debe designar un consejero/a para cada estudiante que reciba, el que tendrá la responsabilidad de asistirlo permanentemente, mientras el estudiante se encuentre bajo la tuición del club (para detalles ver punto 4). El consejero debe firmar una declaración jurada de voluntariado para validar su participación en el cargo (solicitar formulario al Secretario RYE).

5. Para los clubes que dispongan de página web y como una forma de facilitar la difusión y postulación de los jóvenes al intercambio se les recomienda establecer un link a la página del RYE (www.juventud4320.cl).

6. Los Clubes asumen el compromiso como patrocinadores, al postular uno o más estudiantes a un intercambio estudiantil, de apoyarlos en todo el proceso de postulación, proveerlos de algunos banderines, invitar al estudiante y sus padres a una o más reuniones antes de su intercambio, entregarles información sobre la conformación del directorio y de los proyectos relevantes que se están realizando o están planificados, brindarles una sencilla despedida y apoyarlos hasta el día de su viaje al país de destino.-

7. Los Clubes asumen el compromiso como anfitriones, al recibir uno o más estudiantes extranjeros, darles una bienvenida en su calidad de embajadores jóvenes de RI, incorporarlos y hacerlos partícipe de algunas actividades rotarias y reuniones del club, permitirles hacer presentaciones para dar a conocer su país e invitarlos a la mayor cantidad de actividades comunitarias posibles.-

8. Los Clubes son responsables de hacer cumplir las normas y reglamentos que el RYE establece a nivel mundial para el trabajo con menores de edad y velar por el uso correcto de la información confidencial o privada de que tengan conocimiento.-

9. Los Clubes son responsables solidarios de la seguridad y bienestar de cada estudiante que reciben, del cumplimiento de las obligaciones de la familia anfitriona, obligaciones escolares conductuales del estudiante y de velar por el cumplimiento de las tareas de los coordinadores y consejeros rotarios.-

10. Los Clubes son responsables por los posibles cambios de familias anfitrionas de los estudiantes de intercambio y/o eventuales cambios de colegios.-

11. Los Clubes junto con las familias son responsables de los permisos para viajes de los estudiantes a ciudades cercanas y en coordinación con el equipo distrital del RYE, de las autorizaciones para viajes a ciudades más lejanas, dentro y fuera del distrito o al extranjero.

12. Los Clubes asumen el deber de informar oportunamente al equipo distrital de cualquier irregularidad, problemas e incumplimiento de las normas, por parte de cualquiera de las partes involucradas.-

13. Los clubes deben prestar especial atención a posibles sospechas de acosos, abusos o violencia doméstica, física o psicológica a los estudiantes e informar oportunamente al equipo distrital, junto con realizar el cambio inmediato de familia o colegio, según sea el caso.-

COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES DEL COORDINADOR RYE EN EL CLUB:

Los coordinadores del Programa de Intercambio en el Club asumen la responsabilidad de de llevar a efecto los compromisos asumidos por los Clubes Rotarios, tanto, para los estudiantes salientes (outbounds) como para los entrantes (inbounds).

Entre otras se mencionan las siguientes responsabilidades:

1. Coordinar el proceso de postulación y actividades de capacitación para los postulantes y sus familias, con el equipo RYE distrital.-

2. Informar a su club de los cambios o modificaciones que experimente el RYE

3. Informar, apoyar y orientar a las familias de los postulantes.-

4. Informar, apoyar y orientar a los estudiantes interesados en postular a un intercambio.

5. Visitar a las familias de los postulantes y verificar las condiciones generales para un intercambio e informar al equipo distrital. Para ello deberá solicitar una pauta u orientación a un miembro del equipo RYE.

6. Dar cumplimiento a las fechas y plazos para la presentación de la documentación solicitada por el RYE durante el proceso de preparación.-

7. Asistir a las reuniones de coordinación del equipo distrital si fuera convocado.-

8. Informar oportunamente a su club y al equipo distrital acerca de los avances del proceso de postulación de los estudiantes apadrinados.-

9. Invitar y coordinar reuniones de las familias y los estudiantes con los clubes rotarios.-

10. Colaborar con el trabajo de los consejeros de los estudiantes extranjeros.-

11. Coordinar e informar oportunamente junto al consejero, acerca del estado general de los estudiantes extranjeros; su adaptación, inserción escolar, su relación con las familias anfitrionas, conducta, cumplimiento de normas, problemáticas de índole general, etc.-

12. Mantener máxima reserva de la información de carácter privado o confidencial de que tenga conocimiento.-

13. Prestar especial atención ante posibles intentos de acosos, abusos o violencia doméstica y en caso de contar con antecedentes, información o sospechas fundadas al respecto, el estudiante deberá ser inmediatamente retirado y trasladado a otra familia, colegio o ciudad según sea el caso.-

14. Mantener siempre una buena disposición a escuchar a las partes (estudiantes-familias-colegios-clubes) procurando siempre lograr acuerdos, evitando hacer juicios parciales o tomar parte frente a un problema.-

15. La información oportuna y veraz, basada en la confianza entre las partes involucradas, será siempre un factor muy útil para evitar o resolver posibles conflictos.-

COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES DE LOS CONSEJEROS ROTARIOS

Los consejeros del programa de Intercambio son el nexo más directo, cercano y confiable para los estudiantes extranjeros de intercambio, cumplen un importante rol como tutores, orientadores y personas de máxima confianza para atender las inquietudes, dudas y posibles problemas de los jóvenes de intercambio y también de sus familias anfitrionas, por tanto, su labor debe procurar facilitar la comunicación para el estudiante y su familia de acogida, demostrar real interés para escuchar y asistir a las partes y usar discretamente la información privada o confidencial de que tenga conocimiento.

Entre otras responsabilidades se puntualizan las siguientes:

1. Recibir al estudiante extranjero en el aeropuerto de arribo , junto a su familia anfitriona.-

2. Entregar al estudiante sus datos de contacto; dirección, teléfonos, e-mail.-

3. Realizar visitas al hogar del estudiante y conocer su estado general periódicamente.

4. Comunicarse frecuentemente con la familia anfitriona, vía e-mail o teléfono.-

5. Invitar al estudiante a su casa, si fuera necesario, para informarse acerca de sus inquietudes personales o reservadas.-

6. Visitar al estudiante en el colegio e informarse de su situación escolar.

7. Invitar al estudiante al club y presentarlo ante la asamblea dentro de los primeros 15 días de su llegada al país.-

8. Incorporarlo en algunas actividades rotarias comunitarias.-

9. Informar mensualmente al club y mediante e-mail al equipo distrital, acerca del proceso de adaptación a la familia y la inserción escolar del estudiante.-

10. Incentivar siempre el cumplimiento de las normas y el aprendizaje del español.

11. Realizar una labor mediadora frente a posibles problemas con la familia o el colegio.-

12. Mantener oportunamente informado al club y al distrito, frente a problemas con la familia, incumplimiento de normas, problemas en el colegio u otros.-

13. Otorgar los permisos para viajes a ciudades cercanas, en coordinación con la familia y el club.-

14. Informar al equipo distrital acerca de solicitudes de permiso para viajes a otras ciudades, dentro o fuera del distrito o al extranjero. Estos últimos deben ajustarse a un protocolo especial.-

15. Prestar especial atención ante posibles intentos de acosos, abusos o violencia doméstica y, en el caso de contar con antecedentes, información o sospechas fundadas al respecto, el estudiante deberá ser inmediatamente retirado y trasladado a otra familia, colegio o ciudad, según sea el caso.-

16. Mantener siempre una buena disposición a escuchar o mediar entre las partes (estudiantes-familias-colegios-clubes) procurando siempre lograr acuerdos, evitando hacer juicios parciales o tomar parte frente a un problema.-

17. La información oportuna y veraz, basada en la confianza entre las partes involucradas, será siempre un factor muy útil para evitar o resolver posibles conflictos.-